Kuinka järjestää onnistunut yritystapahtuma?

Yrityksillä on tarvetta monenlaisten tilaisuuksien järjestämiselle. On sisäisiä kokouksia ja henkilökunnan hyvinvointiin tähtääviä tilaisuuksia: virkistyspäiviä, tyky- ja tyhy-päiviä, läksiäisiä, pikkujouluja. Lisäksi on asiakastilaisuuksia, jotka saattavat kasvaa satojen osallistujien mittaluokkaan. Vaikka tilaisuuksien luonteet ja tarkoitukset vaihtelevat, on jokaisen yritystapahtuman järjestämisessä otettava huomioon samat perusasiat.

Mitä suurempi yritystapahtuma, sitä suuremmat ovat riskit, että jokin menee pieleen. Mutta ei hätää – ottamalla muutaman perusasian huomioon voit taata, että tapahtumasi onnistuu ja jättää jokaiselle osallistujalle hyvän mielen!

Aseta yritystapahtumalle budjetti

Yritystapahtuman budjetti on syytä asettaa heti alussa. Budjetista on myös syytä kertoa rehellisesti tilan, ruuan ja ohjelman järjestäjälle. Näin järjestäjä osaa mitoittaa tapahtuman puitteet heti alusta lähtien oikein, eikä ala suunnitella sellaista kokonaisuutta, johon budjetti ei tosiasiassa riitä.

Selvitä osallistujamäärä

Yritystapahtuman osallistujamäärä on tärkeä tietää hyvissä ajoin esimerkiksi tilan valmistelun ja ruokailujen vuoksi. Jos osallistujamäärä on arvioitu liian pieneksi, ruoka voi loppua kesken. Toisaalta on turhaa maksaa järjestäjälle liian suuren osallistujamäärän mukaan mitoitetusta tapahtumasta. Osallistujamäärä kannattaa selvittää pyytämällä kutsun yhteydessä osallistujia ilmoittautumaan tapahtumaan tiettyyn päivämäärään mennessä.

Varaa tapahtumapaikka ennen kuin lyöt ajankohdan lukkoon

Erityisesti suuren kapasiteetin tapahtumatilojen varaustilanteet voivat yllättää. Jos kyseessä on suuri tapahtuma, varmista ehdottomasti ensin tila ja lyö tapahtuman päivämäärä lukkoon vasta sen jälkeen! On ikävää, jos markkinoit yritystapahtuman päivämäärää jo ennalta ja joudutkin tilanpuutteen vuoksi siirtämään ajankohtaa.

Suunnittele tapahtuman aikataulu

Kuinka pitkä tapahtuma on kyseessä? Mihin kaikkeen pitää varata aikaa? Syödäänkö alussa, keskellä vai lopussa? Mieti tarkasti, mitä kaikkea agendalla on. Jos yritystapahtumassa käsitellään esimerkiksi sisäisiä asioita tai muita asiakysymyksiä, on aikatauluun syytä jättää pelivaraa. Mikään ei ole ikävämpää kuin katkaista hyvin alkanut ja hedelmällinen keskustelu siksi, että aikataulu niin vaatii.

Varaa tapahtumaan myös luppoaikaa. Jos kyseessä on yrityksen sisäinen tapahtuma, on hyvä, että henkilöstö ”joutuu” juttelemaan keskenään. Työpaikalla keskustelu kiertyy helposti liikaa työasioiden ympärille – yritystapahtuma on oiva tilaisuus ohjata työntekijöitä tutustumaan toisiinsa paremmin!

Lähetä kutsut

Kun yritystapahtuman aika ja paikka on päätetty, on aika kutsua vieraat paikalle. Kutsussa on ilmoitettava selkeästi tapahtuman päivä, kellonaika ja paikka. Mikäli kutsu koskee myös seuralaista, mainitse, että kutsu on avec. Liitä kutsuun tapahtuman aikataulu, josta käy ilmi vähintään se, milloin tapahtuma päättyy ja milloin mahdollinen ruokatarjoilu järjestetään. Mikäli voit mainita kutsussa koko agendan kellonaikoineen, aina parempi. Tee kutsussa selväksi, milloin vieraiden toivotaan saapuvan paikalle. Jos tapahtuma alkaa esimerkiksi tervetulopuheella, on vieraita hyvä pyytää saapumaan paikan päälle vaikkapa 15 minuuttia aiemmin.

Pyydä kutsun yhteydessä tapahtumaan osallistuvilta ilmoitukset mahdollisista erikoisruokavalikoista ja allergioista. Kerro kutsussa myös pukukoodista – näin varmistat, että kukaan ei jätä tapahtumaa väliin sen vuoksi, ettei ole varma, kuinka tilaisuuteen pitäisi pukeutua.

Anna kutsussa ohjeet, kuinka ilmoittautua tapahtumaan. Kerro myös, mikä on viimeinen ilmoittautumispäivämäärä. Viimeisen ilmoittautumispäivämäärän ajankohdasta kannattaa keskustella juhlatilan ja tarjoilujen järjestäjän kanssa, jotta nämä tahot osaavat varautua osallistujamäärään tarpeeksi ajoissa.

Varaa tarpeeksi mittavat tarjoilut

Varmin tapa saada yritystapahtuman osallistujat kiukkuisiksi ja turhautuneiksi on unohtaa tapahtumasta tarjoilut. Nälkäisenä keskittyminen herpaantuu ja mieliala laskee. Koko päivän tapahtumaan on syytä järjestää aamiainen ja lounas, lyhyempään tapahtumaan voi riittää pelkkä kahvi ja pikkupurtava. Erikoisruokavaliot kannattaa selvittää osallistujilta hyvissä ajoin ja myös välittää ne tarjoilun järjestäjälle. Etenkin iltatapahtumissa on syytä pohtia myös juomapolitiikkaa. Onko piikki auki, saavatko osallistujat drinkkilippuja vai onko tapahtuma alkoholiton?

Muista kustannusten verovähennykset

Tiesitkö, että tilaisuuden täyttäessä tietyt ehdot sen kustannukset ovat arvonlisäverovähennyskelpoisia – myös alkoholijuomien osalta? Jos järjestät yritystilaisuuden koko yrityksen tai tietyn osaston henkilöstölle tiettynä ajankohtana ja määrätyssä paikassa, ovat tilaisuuden kustannukset verovähennyskelpoisia. Lue lisää aiheesta Ideoita virkistyspäivään -artikkelista!

Mieti, kuinka kuljetuksista huolehditaan

Järjestetäänkö tapahtuma kokonaan yhden katon alla, vai onko osallistujien siirryttävä paikasta toiseen? Kuinka liikkuminen tällöin järjestetään? Jos kyseessä on iltatapahtuma, johon ihmiset pukeutuvat juhlavasti, voivat melko lyhyetkin kävelymatkat tuottaa ongelmia ennen kaikkea talviaikaan. Siksi pikkujoulut ja muut talviaikaan järjestettävät tapahtumat on usein parasta suunnitella siten, että siirtymisiä paikasta toiseen ei tule.

Käy kokonaisuus vielä kerran läpi

Oletko huomioinut yritystapahtuman suunnittelussa varmasti kaiken tarvittavan? Kokonaisuus kannattaa tässä vaiheessa käydä vielä kerran läpi. Tapahtumapaikalle voi olla tarpeen varata opasteita tai vastaanottaja, joka ohjaa osallistujat tapahtumapaikalle. Olethan myös sopinut tapahtumatilan ja tarjoilujen järjestäjän kanssa maksusta? On kiusallista, jos tarjoilujen toteuttaja odottaa maksua paikan päällä, ja firman luottokortti onkin jäänyt toimistolle. Ja muistithan varmasti ilmoittaa tapahtumatilan ja ruokailujen järjestäjälle ilmoittautuneiden määrän ja mahdolliset erikoisruokavaliot?

Viimeinen tsekki kannattaa tehdä esimerkiksi tapahtumatilasta vastaavan tahon kanssa. Tilajärjestäjän kokemus tapahtumien toteutuksesta auttaa ottamaan huomioon myös sellaisia yksityiskohtia, joita et ehkä itse tule ajatelleeksi.

Rentoudu!

Kun H-hetki koittaa, älä pingota tai murehdi tilaisuuden onnistumista, vaan näytä osallistujille mallia ja ota iisisti! Erityisesti silloin, jos olet tilaisuudessa esimiehen asemassa, on juuri sinun esimerkkisi tärkeä: kun pomo löysää solmiota ja juttelee vapaasti osallistujien kanssa, myös työntekijöiden on helpompi ottaa rennosti.

Saisitko koko paketin samasta osoitteesta?

Kun sama taho hoitaa sekä tapahtumatilan, ohjelman ja ruuan, säästyt tapahtuman järjestämisessä monelta vaivalta. Osallistujamääristä, aikatauluista ja muista tapahtuman yksityiskohdista tarvitsee ilmoittaa vain yhdelle taholle. Lisäksi siirtyminen paikasta toiseen ei ole ongelma, kun koko tapahtuma järjestetään saman katon alla.

Viihdeklubimme tiloissa Helsingissä on järjestetty lukemattomia erilaisia yritystapahtumia aina pienten firmojen pikkujouluista kookkaiden yritysten asiakastilaisuuksiin ja suuriin kokouksiin. Tarjoamme tapahtumaasi niin tilat, tarjoilut kuin ohjelmankin. Lisäksi autamme mielellämme tapahtuman suunnittelussa. Käytännön kokemuksesta osaamme huomioida nekin seikat, joita tapahtuman järjestäjä ei ehkä itse tule heti ajatelleeksi!

Kun haluat järjestää onnistuneen yritystapahtuman vähällä vaivalla, ota meihin yhteyttä – suunnitellaan tapahtuma yhdessä!